BAB III. Kebijakan dan Perencanaan
Sistem
I. Definisi
Kebijakan dan Perencanaan Sistem
A.
Definisi
KebijakanSistem
Kebijakan
sistem merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat
perencanaan sistem.
B.
Definisi
Perencanaan Sistem
Perencanaan
Sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan
sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan
operasi organisasi.
II. Proses
Perencanaan Sistem
Proses
perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu:
1.
Merencanakan
proyek-proyek sistem, meliputi:
a.
Mengkaji
tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
b.
Mengidentifikasi
proyek-proyek sistem
c.
Menetapkan
sasaran proyek-proyek sistem
d.
Menetapkan
kendala proyek-proyek sistem
e.
Menentukan
prioritas proyek-proyek sistem
f.
Membuat
laporan perencanaan sistem
2.
Mempersiapkan
proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan, meliputi:
a.
Menunjuk
team analis
b.
Mengumumkan
proyek pengembangan sistem
3.
Mendefinisikan
proyek-proyek dikembangkan, meliputi:
a.
Melakukan
studi kelayakan
b.
Menilai
kelayakan proyek sistem
c.
Membuat
usulan proyek sistem
d.
Meminta
persetujuan manajemen
III. Studi
Kelayakan
1.
Definisi
Studi Kelayakan
Studi Kelayakan adalah suatu studi yang akan
digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan
atau tidak.
2.
Faktor-faktor
yang perlu dinilai dalam studi kelayakan
a.
Ekonomi Kelayakan
Ekonomi adalah metode yang paling sering
digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem baru. Lebih dikenal sebagai
biaya / manfaat analisis, prosedur ini adalah untuk menentukan manfaat dan
penghematan yang diharapkan dari sistem kandidat dan membandingkan mereka
dengan biaya. Jika manfaatnya lebih besar daripada biaya, maka keputusan dibuat
untuk merancang dan mengimplementasikan sistem. Seorang pengusaha yang akurat
harus mempertimbangkan biaya versus manfaat sebelum mengambil tindakan.
Biaya studi berbasis:
Sangat penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor biaya dan manfaat, yang
dapat dikategorikan sebagai berikut: Biaya pengembangan dan Biaya operasi. Ini
adalah analisis biaya yang akan dikeluarkan dalam sistem dan manfaat diturunkan
keluar dari sistem.
Waktu studi berbasis:
Ini adalah analisis dari waktu yang dibutuhkan untuk mencapai pengembalian
investasi. Nilai masa depan dari proyek adalah juga merupakan faktor.
b.
Hukum Kelayakan
Menentukan apakah
sistem yang diusulkan konflik dengan persyaratan hukum, misalnya sistem
pengolahan data harus sesuai dengan Kis Perlindungan Data setempat.
c.
Operasional Kelayakan
Kelayakan operasional
adalah ukuran dari seberapa baik sistem yang diusulkan memecahkan masalah, dan
mengambil keuntungan dari kesempatan yang diidentifikasi selama definisi
lingkup dan bagaimana memenuhi persyaratan diidentifikasi dalam tahap analisis
persyaratan pengembangan sistem.
d.
Jadwal Kelayakan
Sebuah proyek akan
gagal jika waktu terlalu lama untuk diselesaikan sebelum berguna. Biasanya ini
berarti memperkirakan berapa lama sistem akan mengambil untuk mengembangkan,
dan jika dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu menggunakan beberapa
metode seperti payback period. Jadwal kelayakan adalah ukuran seberapa wajar
jadwal proyek. Mengingat keahlian teknis kami, adalah tenggat waktu proyek yang
wajar? Beberapa proyek yang dimulai dengan tenggat waktu tertentu. Anda perlu
menentukan apakah tenggat waktu adalah wajib atau diinginkan.
e.
Pasar dan Kelayakan Real Estate
Studi Kelayakan Pasar
biasanya melibatkan pengujian lokasi geografis untuk proyek pengembangan real
estat, dan biasanya melibatkan bidang tanah real estate. Pengembang sering
melakukan studi pasar untuk menentukan lokasi terbaik dalam yurisdiksi, dan
untuk menguji lahan alternatif untuk paket yang diberikan. Yurisdiksi sering
membutuhkan pengembang untuk menyelesaikan studi kelayakan sebelum mereka akan
menyetujui permohonan izin untuk ritel, komersial, industri, manufaktur, kantor
perumahan, atau dicampur-menggunakan proyek. Kelayakan Pasar memperhitungkan
pentingnya bisnis di area yang dipilih.
f.
Sumber Daya Kelayakan
Hal ini melibatkan
pertanyaan seperti bagaimana banyak waktu yang tersedia untuk membangun sistem
baru, ketika itu dapat dibangun, apakah itu mengganggu operasi bisnis normal,
jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan, dependensi.
g.
Budaya Kelayakan
Pada tahap ini,
alternatif proyek yang dievaluasi dampaknya di tingkat lokal dan umum budaya.
Sebagai contoh, faktor lingkungan perlu dipertimbangkan dan faktor-faktor ini
menjadi terkenal. Selanjutnya budaya perusahaan bisa berbenturan dengan hasil
proyek.
h.
Kelayakan Keuangan
Dalam kasus proyek
baru, viabilitas keuangan dapat dinilai berdasarkan parameter berikut:
·
Perkiraan total biaya proyek
Pembiayaan proyek
dalam hal struktur modal, rasio utang ekuitas dan berbagi promotor dari total
biaya
·
Ada investasi oleh promotor di bisnis lain
·
Proyeksi arus kas dan profitabilitas
i.
Produksi
Studi kelayakan output
laporan studi kelayakan, laporan yang merinci kriteria evaluasi, temuan
penelitian, dan rekomendasi.
3.
Proyek
sistem
Proyek sistem adalah pengembangan
sebuah sistem informasi dalam suatu organisasi.
Contoh: Proyek-proyek sistem yang
bisa dikembangkan dalam sebuah Rumah Sakit adalah:
1.
Membuat
sistem perancangan pendaftaran pasien baru
2.
Membuat
sistem perancangan pemesanan obat-obatan
3.
Membuat
sistem perancangan pembayaran gaji karyawan
4.
Membuat
sistem perancangan pendaftaran rawat inap
BAB
IV. Analisa Sistem
I. Definisi
Analisa Sistem
Analisa
sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan
II. Langkah-langkah
Dalam Analisa Sistem
Langkah-langkahnya:
1.
Identify:
mengidentifikasi masalah
Ada 3 langkah yang harus
dilakukan di dalam tahapan ini, yaitu:
a.
Mengidentifikasi
Penyebab Masalah
b.
Mengidentifikasi
Titik Keputusan
c.
Mengidentifikasi
Personil-personil Kunci
2.
Understand:
memahami kerja dari sistem yang ada
Untuk mempelajari operasi dari
sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan
penelitian:
a.
Menentukan
jenis penelitian
b.
Merencanakan
jadwal penelitian
c.
Membuat
penugasan penelitian
d.
Membuat
agenda wawancara
e.
Mengumpulkan
hasil penelitian
3.
Analyze:
menganalisis sistem
Langkah ini dilakukan berdasarkan
data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita
dapat menganalisis:
a.
Kelemahan
dari sistem lama tersebut
b.
Kebutuhan
informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen
4.
Report:
membuat laporan hasil analisis
Isinya adalah:
a.
Alasan
melakukan analisis sistem
b.
Menguraikan
permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama
c.
Mengidentifikasi
penyebab masalah
d.
Mengidentifikasi
titik keputusan
e.
Menguraikan
penelitian yang dilakukan
f.
Menguraikan
hasil analisis
g.
Kesimpulan
analisis
III.
Menganalisis hasil penelitian
pada sebuah objek penelitian (Rumah Sakit)
Perkembangan Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) masih belum lancar dan banyak rumah
sakit mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan
dan kendala.
Permasalahan yang menjadi penghambat dan kendala dalam
perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR), menjadi tantangan
tersendiri bagi para pengembang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR)
ini. SetiapRumah sakit harus memahami betapa pentingnya manajemen informasi
bagi perkembangan Rumah Sakit. Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat
perhatian yang besar terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas
kegiatan rumah sakit dan meningkatnya kemampuan komputer. Dengan tersedianya
informasi yang berkualitas, tentunya juga mendorong pegawai untuk meningkatkan
kemampuan kompetitif (competitive advantage) Rumah sakit.
Penyelesaian yang harus dilakukan oleh Rumah Sakit dalam
menghadapi permasalahan dan kendala dari pengembangan Sistem informasi
manajemen rumah sakit (SIMR) adalah dengan memberikan pemahaman kepada setiap
anggota organisasi mengenai pentingnya Sistem informasi manajemen rumah sakit
(SIM), memberikan pelatihan yang intensif kepada pengguna Sistem informasi
manajemen rumah sakit (SIMR), dan memberikan insentif kepada setiap pegawai yang
dapat memanfaatkan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR) dengan lebih
optimal.
Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena
sistem informasi memainkan peran yang penting di dalam suatu
organisasi. Sistem informasi sangat mempengaruhi secara langsung dalam
pengambilan keputusan, membuat rencana, dan mengelola pegawai, serta
meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan
ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum,
dan menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Untuk
itu, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu
saja kepada sembarang pengambil keputusan.
Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana
strategis organisasi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem
informasi (software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang
lainnya.
Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen
lainnya. Hubungan ini menjadi sangat penting saat manajemen mempunyai rencana
ke depan. Kegiatan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang biasanya
sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Misalnya,
dalam peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis
dan kualitas dari sistem informasi organisasi.
Pengembangan dan pengelolaan sistem saat ini membutuhkan
partipasi banyak pihak di dalam Rumah Sakit, jika dibandingkan peran dan
partisipasi pada periode-periode yang lalu.
Dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi
digital, maka sistem informasi di dalam Rumah Sakit dapat meliputi jangkauan
yang semakin luas hingga kepada masyarakat, pemerintahan, swasta, dan bahkan
informasi mengenai perkembangan politik terakhir.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) memainkan
peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam rumah sakit karena semakin
tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan
teknologi komputer tersebut.
1. Kelemahannya:
a.
Pemahaman
para pemakai tentang komputer yang masih kurang
b.
Pemahaman
para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen yang masih
minim
c.
Relatif
mahalnya harga perangkat komputer
d.
Ambisius
para pengguna yang terlalu yakin dapat membangun sistem informasi secara
lengkap sehingga dapat mendukung semua lapisan pegawai
2.
Kebutuhan informasi bagi user & pihak
manajemen
a.
Informasi
data pasien yang meliputi :
·
Data
pribadi pasien termasuk riwayat kesehatan pasien sebelumnya
·
Tarif
yang dikenakan pada pasien
·
Informasi
mengenai status pembayaran pasien
b.
Informasi
tarif rumah sakit yang meliputi :
·
Tarif
rawat jalan dari tiap dokter di rumah sakit
·
Tarif
rawat inap termasuk di dalamnya tarif untuk kamar, obat-obatan dan sebagainya.
·
Tarif
pemeriksaan Medical Checkup
c.
Informasi
bagi direktur rumah sakit yang meliputi :
·
Laporan
pendapatan dari rawat jalan bulanan
·
Laporan
pendapatan dari rawat inap bulanan
·
Laporan
bagi hasil jasa dokter baik dari rawat jalan dan rawat inap
·
Laporan
tunggakan pasien yang belum melunasi biaya rumah sakit
3.
Laporan
Hasil Analisis:
Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit (SIMR) merupakan bidang yang harus dikembangkan oleh setiap Rumah
Sakit yang ada di Indonesia. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit (SIMR) sangat cepat dan pesat, untuk itu setiap Rumah Sakit harus dengan
cepat untuk dapat beradaptasi dengan teknologi ini.
Permasalahan yang menghambat dan menjadi kendala bagi
pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) di Indonesia bukan
menjadi penghalang bahwa teknologi ini tidak digunakan dan dikembangkan. Setiap
Rumah Sakit yang memiliki hambatan dan kendala dalam pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) harus dengan cepat mengatasi dan
menyelesaikannya dengan memberikan pemahaman, pelatihan dan insentif kepada
setiap pegawai yang memanfaatkan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR)
dengan lebih optimal.
Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR)
yang optimal, maka akan memberikan banyak benefit bagi Rumah Sakit tersebut
Tidak ada komentar:
Posting Komentar